Organisatie halloween fuif

[luc2366]

Zeker mee opletten als je mensen op je evenement hebt staan die recht hebben op een werkloosheidsuitkering.

Controles gebeuren echt wel...

inderdaad! zaal dicht, iedereen die aan 't werk is ID-kaart afgeven, leveringsbon brouwer controlleren met inhoud frigo's,...

[Rookie]

inderdaad! zaal dicht, iedereen die aan 't werk is ID-kaart afgeven, leveringsbon brouwer controlleren met inhoud frigo's,...

Tja ik zeg gewoon dat ik het nog nooit aan de hand heb gehad. Maja ben steeds met alles in orde hoor. Ik zal nooit het risico lopen.

En ja idd in belgië is het fuifloket-systeem iets wat je alleen maar kan toejuichen tis miss echt wel nodig om even je licht daar op te steken. Er zijn ook een paar goede sites waar je nuttige tips kan van gebruiken. Fuifpunt bijvoorbeeld.

Grtzz

[Stekkie_be]

Je moet je duidelijk toch eens beter informeren wat betreft zegels voor affiches...
heb het zelf trouwens niet over zegels, maar over vergunning voor het plaatsen van afficheborden langs gemeente- en gewestwegen

In de alle gemeenten waar wij reclame maken staan simpelweg plakpalen...

Verder... je maakt nog steeds een fout met je budgettering. Geraak je er niet via sponsoring of partnerships, dan begin je er gewoon niet aan of bespaar je op andere dingen.
Welke rechtsvorm hebben jullie? VZW, feitelijke vereniging, bvba...?

Geen rechtsvorm. Dit risico lopen we, net als bijna alle andere fuiven hier...

En dan verder... geen security? Succes met dat uit te leggen aan je verzekering (of hebben jullie die ook niet...) in het geval er iets gebeurd.
Trouwens onbegrijpelijk dat jullie gemeente dit niet oplegt.
Zowat alle vlaamse gemeenten hebben tegenwoordig een uitgebreid fuifdraaiboek met alle nuttige info. Misschien daar toch maar eens ten rade gaan...

Verzekering is volledig in orde. En qua security gaf de gemeente raad om gewoonweg ouders aan te duiden. Toen ik hen erop wees dat dit niet mocht volgens de Wet van Tobback keken ze verbaasd op.

Politiepatrouilles zijn wel voorzien.

[Bart Wilems]

Over die plakpalen, niet in alle gemeenten mag men zomaar die palen bekladden. Sommige worden door de gemeente beblakt tege een vergoeding. ik durf het niet zegge maar ik denk dat dit om en bij de 20€ per affiche per paal ligt. voordeel heb je natuurlijk wel dat ja affiche minder snel overplakt wordt.

bart

[DJ nn]

ik ben ook van min of meer die omgeving, en ook mijn zeg eens doen:

- op bijna geen enkele fuif hier in de buurt is security (wel bij fuiven van 2000+ volk)
- de plakborden hier in de omgeving hangen constant vol rotzooi van alle mogelijke fuiven ZONDER zegels/dergelijke (maar even langs gemeente gaan voo ff te vragen kan natuurlijk geen kwaad)
- het geen VZW ofzo zijn is denkik ook niet echt een probleem (nog nooit iets van problemen gehoord van organisaties)

en offtopic: als ik kan/mag (van de mamaaaa men de papaaa) dan kom ik wel eens een kijke nemen :d (toch in de rex hé ?)

grtzz DJ nn

[Stekkie_be]

Over die plakpalen, niet in alle gemeenten mag men zomaar die palen bekladden. Sommige worden door de gemeente beblakt tege een vergoeding. ik durf het niet zegge maar ik denk dat dit om en bij de 20€ per affiche per paal ligt. voordeel heb je natuurlijk wel dat ja affiche minder snel overplakt wordt.

- de plakborden hier in de omgeving hangen constant vol rotzooi van alle mogelijke fuiven ZONDER zegels/dergelijke (maar even langs gemeente gaan voo ff te vragen kan natuurlijk geen kwaad)

Gebruik van plakpalen is hier helemaal gratis en vrijblijvend. Wel is er maar 1m² per evenement per paal toegelaten.

(toch in de rex hé ?)

Jep!

[Stekkie_be]

Een kleine update:

- De laatste sponsors zijn binnen.
- De website is online met volledige info. Extra's op de website zullen nog volgen.
- De eerste ontwerpen van het drukwerk zijn klaar.
- We hebben gekozen voor (waarschijnlijk) B2, zeker A2 affiches en A5 flyers. Reden waarom B2 en geen A1 is dat de prijs dubbel zo hoog is en de affiche maar +/-10 cm verschillen in hoogte en breedte.
- We zullen ook enkele lichtgevende hoge (2,2m) decoratiestukken huren om het podium in te richten.
- De eerste contacten met een productiebedrijf voor de reclamespot zijn gelegd. De radiospot zal draaien op 3 frequenties in buurgemeenten van een jongerenradio.

[Stekkie_be]

Ondanks de drukte een wel héél late update:

- De radiospot draait al een maand op de radio. Heeft veel mensen bereikt verneem ik uit de reacties.
- Affiches A1 en A2 hebben we zoveel mogelijk geprobeerd te verspreiden, net als de A5 flyers. Wel nemen we volgende keer iets minder affiches. 500 leek dan weer iets teveel. 10 000 flyers is genoeg voor een fuif van deze grootte, de grootte van de flyers mag dan weer een stapje omlaag: A6 is genoeg!
- Er komen tal van vrienden en ouders helpen de avond zelf.
- Er is uiteidenlijk toch voor security gekozen. Dit door de goede samenwerking vorig jaar en lastige jongeren in de zaal de voorbije weken.
- Er is een samenwerking met de politie afgesproken en er zijn extra manschappen ingezet.
- Voor de decoratie van de zaal is uiteindelijk gekozen voor: lichtgevende en bewegende spoken, allerlei spinnenwebben en spinnen, een grote bewegende heks, kleinere dingen, een grote ventilator en natuurlijk een lichtshow inclusief grote verkleurende bol. Uiteraard alles op een veilige plaats waar niemand bij kan.
- Door een samenwerking met sponsorworld.be hebben we extra veel drank voor onze cocktails met halloween namen.

Alles is klaar, de checklist is volledig afgewerkt. Morgen nog alles opruimen en een keertje testen en het is eindelijk zover...

(En ohja... de eerste plannen voor de volgende editie zijn er alweer )

[Stekkie_be]

En de fuif is voorbij...

De zaal begon op het startuur al direct vol te lopen. Rond 10 uur waren er al ruim 150 mensen binnen. En toen... viel de stroom uit. Anderhalf uur dan nog wel. We hebben het publiek zo goed mogelijk ingelicht, ze konden toch nergens anders heen dus hebben die zich vermaakt met zelf zingen. Ondertussen een stroomgenerator laten komen, maar toen die goed en wel onderweg was hadden we terug stroom.

Vanaf toen is het feest losgebarsten. In totaal bezochten meer dan 1000 bezoekers de fuif.

Van deze editie hebben we geleerd om nog meer helpers te voorzien. Gelukkig konden we de avond zelf beroep doen op vrienden om alles zonder problemen te doen verlopen.

Ook security was geen slecht idee, blijkbaar is er boven wat gevochten maar niets serieus.

Alles dus goed verlopen, nu is het wachten op de facturen om de winst te berekenen.

En op naar de volgende editie natuurlijk...

[Rookie]

Hoe komt het dat de stroom is uitgevallen ?
En kon je dit niet zelf verhelpen ? Wss zal je wel te zwaar belast hebben maar(of fout verdeelt over fase) wanneer je dan een deel par's niet meer gebruikt zou alles weer moeten werken. Ik snap niet dat je anderhalf uur zonder stroom kan zitten.

[axs]

Hoe komt het dat de stroom is uitgevallen ?
En kon je dit niet zelf verhelpen ? Wss zal je wel te zwaar belast hebben maar(of fout verdeelt over fase) wanneer je dan een deel par's niet meer gebruikt zou alles weer moeten werken. Ik snap niet dat je anderhalf uur zonder stroom kan zitten.

Grote Europese stroompanne

[Rookie]

Ja mensen als ik van het stad (neen net niet) hadden der geen last van.
Maja Lummen is ook niet niks op de kaart van europa. Ja had niet meer gedacht aan die stroompanne exuses

Grtzz

[Ahmed Al Dayri]

Ik zou serieus gaan stressen...
anderhalf uur geen stroom met een paar honderd man binnen....!!!

Toch een soort van nachtmerie voor me

[Funmaker]

das inderdaad niet gezellig!
worden die extra kosten op iemand verhaald? of wordt het uit eigen zak doppen?

[DjFlo]

Uiteraard ben ik in ieder geval benieuwd naar de foto's heb je die toevallig?

Gr

Floris